အောင်မြင်သူများ၏ အချိန်စီမံခန့်ခွဲမှု လျှို့ဝှက်ချက်များ- လေ့လာမှုလမ်းညွှန်

ဤစာတမ်းသည် Kevin Kruse ၏ “15 Secrets Successful People Know About Time Management” စာအုပ်မှ အဓိကအချက်အလက်များကို အခြေခံ၍ ပြုစုထားသော လေ့လာမှုလမ်းညွှန်ဖြစ်သည်။ ဤလမ်းညွှန်တွင် အောင်မြင်သော ဘီလျံနာများ၊ အိုလံပစ်အားကစားသမားများနှင့် လုပ်ငန်းရှင်များ အသုံးပြုသည့် အချိန်စီမံခန့်ခွဲမှု ဗျူဟာများကို ပြန်လည်သုံးသပ်ရန် မေးခွန်းနှင့် အဖြေများ၊ အက်ဆေးမေးခွန်းများနှင့် အဓိကဝေါဟာရများကို ဖော်ပြထားသည်။

——————————————————————————–

အပိုင်း (၁) – အတိုဖြေ မေးခွန်းများ (Short-Answer Quiz)

ညွှန်ကြားချက်: အောက်ပါမေးခွန်းများကို ပံ့ပိုးပေးထားသော အရင်းအမြစ်ပါ အချက်အလက်များပေါ်တွင် အခြေခံ၍ ၂-၃ ဝါကျဖြင့် ဖြေဆိုပါ။

၁။ “၁၄၄၀” (1440) ဟူသော ဂဏန်း၏ အဓိပ္ပာယ်နှင့် အရေးပါပုံကို ရှင်းပြပါ။ ၂။ အရေးကြီးဆုံးလုပ်ငန်းဆောင်တာ (MIT) ကို သတ်မှတ်ခြင်းက ကုန်ထုတ်စွမ်းအားကို မည်သို့ မြှင့်တင်ပေးသနည်း။ ၃။ အောင်မြင်သူများသည် To-Do List များအစား အဘယ်ကြောင့် ပြက္ခဒိန် (Calendar) ကို အသုံးပြုကြသနည်း။ ၄။ အချိန်အတွင်း ခရီးသွားခြင်း (Time Travel) ဟူသော နည်းလမ်းဖြင့် အလုပ်ရွှေ့ဆိုင်းခြင်းကို မည်သို့ တိုက်ဖျက်နိုင်သနည်း။ ၅။ “တစ်ကြိမ်သာ ထိပါ” (Touch It Once) ဟူသော စည်းမျဉ်းကို မည်သည့်အချိန်တွင် အသုံးပြုသင့်သနည်း။ ၆။ အီးမေးလ်စီမံခန့်ခွဲမှုအတွက် “321Zero” စနစ်ဆိုသည်မှာ အဘယ်နည်း။ ၇။ မှတ်စုများကို ကွန်ပျူတာဖြင့် ရိုက်မည့်အစား လက်ဖြင့်ရေးရန် အဘယ်ကြောင့် အကြံပြုထားသနည်း။ ၈။ ပါရီတို မူဝါဒ (Pareto Principle) သို့မဟုတ် ၈၀/၂၀ စည်းမျဉ်းကို အချိန်စီမံခန့်ခွဲမှုတွင် မည်သို့ အသုံးချနိုင်သနည်း။ ၉။ “ဟုတ်ကဲ့” (Yes) ဟု ပြောလိုက်တိုင်း အခြားအရာတစ်ခုကို “ဟင့်အင်း” (No) ဟု ပြောလိုက်ခြင်းဖြစ်သည်ဟူသော အယူအဆကို ရှင်းပြပါ။ ၁၀။ အလုပ်များကို လေ့လာဆန်းစစ်ရာတွင် အသုံးပြုသည့် “မေးခွန်း ၃ ခု” (Drop, Delegate, Redesign) အကြောင်းကို ဖော်ပြပါ။

——————————————————————————–

အပိုင်း (၂) – အဖြေလွှာ (Answer Key)

၁။ အဖြေ: တစ်ရက်တွင် ၁၄၄၀ မိနစ်ရှိပြီး အချိန်သည် ပြန်လည်မရရှိနိုင်သော တန်ဖိုးအရှိဆုံး အရင်းအမြစ်ဖြစ်ကြောင်း သတိပေးရန်ဖြစ်သည်။ ဤဂဏန်းကို မြင်သာသောနေရာတွင် ကပ်ထားခြင်းဖြင့် မိနစ်တိုင်းကို အကျိုးရှိရှိ ရင်းနှီးမြှုပ်နှံရန် စိတ်ဓာတ်ကို ပြောင်းလဲပေးနိုင်သည်။

၂။ အဖြေ: MIT သည် မိမိ၏ ပန်းတိုင်များဆီသို့ ရောက်ရှိရန် အရေးကြီးဆုံးသော အလုပ်ဖြစ်သည်။ ဤအလုပ်ကို နေ့စဉ် နံနက်ပိုင်းတွင် အခြားအရာများထက် ဦးစားပေး လုပ်ဆောင်ခြင်းဖြင့် စွမ်းဆောင်ရည်ကို တိုးတက်စေပြီး ပျော်ရွှင်မှုနှင့် စွမ်းအင်ကို မြင့်မားစေသည်။

၃။ အဖြေ: To-Do List များသည် အရေးတကြီးကိစ္စများကိုသာ အာရုံစိုက်မိစေပြီး စိတ်ဖိစီးမှု ဖြစ်စေသောကြောင့် ဖြစ်သည်။ ပြက္ခဒိန်တွင် အချိန်သတ်မှတ်၍ အလုပ်များကို ထည့်သွင်းခြင်း (Time Blocking) က ထိုအလုပ်ကို အမှန်တကယ် ပြီးမြောက်အောင် လုပ်ဆောင်နိုင်ရန် သေချာစေသည်။

၄။ အဖြေ: နောင်အနာဂတ်တွင် မိမိကိုယ်တိုင် ပျင်းရိခြင်း သို့မဟုတ် အလုပ်ရှောင်ခြင်းတို့ ပြုလုပ်လာနိုင်သည်ကို ကြိုတင်ခန့်မှန်း၍ တားဆီးခြင်းဖြစ်သည်။ ဥပမာ- အဆာပြေမုန့်များ မစားမိစေရန် အိမ်တွင် မုန့်များ ဝယ်မထားခြင်း သို့မဟုတ် လေ့ကျင့်ခန်း လုပ်ဖြစ်စေရန် လေ့ကျင့်ခန်းဝတ်စုံကို ကြိုတင်ပြင်ဆင်ထားခြင်းတို့ ဖြစ်သည်။

၅။ အဖြေ: အလုပ်တစ်ခုသည် ၅ မိနစ်အောက်သာ ကြာမြင့်မည်ဆိုပါက ထိုအလုပ်ကို နောက်ရွှေ့မထားဘဲ ချက်ချင်း လုပ်ဆောင်သင့်သည်။ ဤနည်းဖြင့် အီးမေးလ်များ သို့မဟုတ် စာရွက်စာတမ်းများကို ထပ်ခါတလဲလဲ ပြန်ကြည့်ရမည့် အချိန်နှင့် စွမ်းအင်ဖြုန်းတီးမှုကို လျှော့ချနိုင်သည်။

၆။ အဖြေ: တစ်နေ့လျှင် ၃ ကြိမ်သာ အီးမေးလ်စစ်ဆေးပြီး တစ်ကြိမ်လျှင် ၂၁ မိနစ်ခန့်သာ အချိန်ပေး၍ အီးမေးလ်အားလုံးကို ရှင်းလင်းသည့် (Zero Inbox) စနစ်ဖြစ်သည်။ ဤနည်းဖြင့် အီးမေးလ်ကြောင့် အလုပ်အနှောင့်အယှက် ဖြစ်ခြင်းကို ထိန်းချုပ်နိုင်သည်။

၇။ အဖြေ: လက်ဖြင့် မှတ်စုရေးခြင်းသည် နားထောင်ခြင်း၊ စဉ်းစားခြင်းနှင့် ပြန်လည်မှတ်မိခြင်းတို့တွင် ကွန်ပျူတာဖြင့် ရိုက်ခြင်းထက် ပိုမိုထိရောက်ကြောင်း သုတေသနများက ဖော်ပြသည်။ ကွန်ပျူတာဖြင့် ရိုက်သူများသည် အချက်အလက်များကို စက်ရုပ်ကဲ့သို့ မှတ်တမ်းတင်ရုံသာ ပြုလုပ်လေ့ရှိသည်။

၈။ အဖြေ: ရလဒ်၏ ၈၀ ရာခိုင်နှုန်းသည် လုပ်ဆောင်ချက် ၂၀ ရာခိုင်နှုန်းမှ လာခြင်းဖြစ်သည်။ ထို့ကြောင့် အကျိုးအမြတ်အများဆုံးပေးသည့် အလုပ် ၂၀ ရာခိုင်နှုန်းကို ရှာဖွေဖော်ထုတ်ပြီး ထိုအရာများကို ထူးချွန်အောင် လုပ်ဆောင်ရန်နှင့် ကျန်အရာများကို လျှော့ချရန် ဖြစ်သည်။

၉။ အဖြေ: လူတစ်ဦး၏ အချိန်သည် ကန့်သတ်ချက်ရှိသောကြောင့် ကိစ္စတစ်ခုကို လက်ခံလိုက်ခြင်းသည် မိမိ၏ အခြားအရေးကြီးသော ပန်းတိုင်များ သို့မဟုတ် မိသားစုအတွက် ပေးရမည့် အချိန်ကို စွန့်လွှတ်လိုက်ခြင်း ဖြစ်သည်။ ထို့ကြောင့် မိမိ၏ ပန်းတိုင်ကို အထောက်အကူမပြုသော တောင်းဆိုမှုများကို ငြင်းပယ်ရန် လိုအပ်သည်။

၁၀။ အဖြေ: ၎င်းတို့မှာ “ဤအလုပ်ကို လုံးဝဖြုတ်ပစ်၍ ရနိုင်မလား (Drop)”၊ “အခြားသူကို လွှဲပြောင်းပေး၍ ရနိုင်မလား (Delegate)” နှင့် “ပိုမိုမြန်ဆန်သော နည်းလမ်းဖြင့် ပြန်လည်ပုံဖော်နိုင်မလား (Redesign)” တို့ဖြစ်သည်။ ဤမေးခွန်းများသည် တစ်ပတ်လျှင် အချိန် ၈ နာရီခန့် သက်သာစေနိုင်သည်။

——————————————————————————–

အပိုင်း (၃) – အက်ဆေးမေးခွန်းများ (Essay Questions)

သတိပြုရန်: ဤမေးခွန်းများအတွက် အဖြေများကို ကိုယ်တိုင်စဉ်းစား၍ ရေးသားရန်ဖြစ်သည်။

၁။ အလုပ်မှ ညနေ ၅ နာရီတွင် အပြစ်ရှိစိတ်မရှိဘဲ ပြန်နိုင်ရန် “အလုပ်သည် မည်သည့်အခါမျှ ပြီးဆုံးသွားမည်မဟုတ်” ဟူသော အယူအဆကို လက်ခံရန် အဘယ်ကြောင့် အရေးကြီးသနည်း။ ၂။ Richard Branson နှင့် Aristotle Onassis တို့ကဲ့သို့ အောင်မြင်သူများအတွက် မှတ်စုစာအုပ် တစ်အုပ် အမြဲဆောင်ထားခြင်းက မည်သို့သော အကျိုးကျေးဇူးများ ရရှိစေသနည်း။ ၃။ အစည်းအဝေးများသည် ကုန်ထုတ်စွမ်းအားကို မည်သို့ ထိခိုက်စေနိုင်သနည်း။ အစည်းအဝေးများကို ပိုမိုထိရောက်စေရန် Google နှင့် Apple တို့မှ မည်သည့်နည်းလမ်းများကို အသုံးပြုကြသနည်း။ ၄။ Jack Dorsey ၏ “နေ့ရက်အလိုက် ခေါင်းစဉ်သတ်မှတ်ခြင်း” (Day Theming) ဗျူဟာကို သုံးသပ်ပြီး ၎င်းက အလုပ်အာရုံစူးစိုက်မှုအပေါ် မည်သို့ အကျိုးသက်ရောက်ကြောင်း ရှင်းပြပါ။ ၅။ နံနက်ခင်း လုပ်ရိုးလုပ်စဉ် (Morning Routine) တစ်ခုကို စနစ်တကျ ဒီဇိုင်းဆွဲခြင်းက တစ်နေ့တာလုံး၏ စွမ်းဆောင်ရည်နှင့် စိတ်ပိုင်းဆိုင်ရာ အခြေအနေအပေါ် မည်သို့ လွှမ်းမိုးမှုရှိသနည်း။

——————————————————————————–

အပိုင်း (၄) – အဓိကဝေါဟာရများ (Glossary of Key Terms)

ဝေါဟာရ	အဓိပ္ပာယ်ဖွင့်ဆိုချက်
1440	တစ်ရက်အတွင်းရှိသော စုစုပေါင်းမိနစ်အရေအတွက်။ အချိန်၏ တန်ဖိုးနှင့် ကန့်သတ်ချက်ကို သတိပေးသော သင်္ကေတ။
MIT (Most Important Task)	မိမိ၏ ပန်းတိုင်သို့ ရောက်ရှိရန် အရေးကြီးဆုံးနှင့် အကျိုးသက်ရောက်မှု အရှိဆုံး လုပ်ငန်းဆောင်တာ။
Time Blocking/Boxing	ပြက္ခဒိန်ပေါ်တွင် သီးခြားအလုပ်တစ်ခုအတွက် အချိန်အပိုင်းအခြားတစ်ခုကို သတ်မှတ်ဖယ်ထားခြင်း။
Zeigarnik Effect	မပြီးဆုံးသေးသော အလုပ်များက စိတ်ထဲတွင် အမြဲတစေ စိုးမိုးနှောင့်ယှက်နေတတ်သည့် စိတ်ပညာ သဘောတရား။
Pareto Principle (80/20 Rule)	ရလဒ်များ၏ ၈၀% သည် အကြောင်းရင်း သို့မဟုတ် လုပ်ဆောင်ချက် ၂၀% မှ ထွက်ပေါ်လာသည်ဟူသော မူဝါဒ။
321Zero System	အီးမေးလ်ကို တစ်နေ့ ၃ ကြိမ်၊ ၂၁ မိနစ်စီ စစ်ဆေးခြင်းဖြင့် Inbox Zero ရောက်အောင် လုပ်ဆောင်သည့် နည်းလမ်း။
Buffer Time	အစီအစဉ်မရှိသော ကိစ္စများ သို့မဟုတ် အနားယူရန်အတွက် ပြက္ခဒိန်တွင် ကြိုတင်ချန်ထားသော ကြားခံအချိန်။
E-3C System	Energy (စွမ်းအင်)၊ Capture (မှတ်တမ်းတင်ခြင်း)၊ Calendar (ပြက္ခဒိန်တွင် ထည့်သွင်းခြင်း) နှင့် Concentrate (အာရုံစိုက်ခြင်း) တို့ကို ပေါင်းစပ်ထားသော စနစ်။
EOM (End of Message)	အီးမေးလ် ခေါင်းစဉ်တွင်ပင် အချက်အလက်အားလုံး ပါဝင်ပြီးဖြစ်ကြောင်း ဖော်ပြရန် သုံးသည့် အတိုကောက် (စာပြန်ရန် မလိုကြောင်း ပြသခြင်း)။
Day Theming	နေ့ရက်အလိုက် သီးခြားလုပ်ငန်းခွင် ခေါင်းစဉ်များ (ဥပမာ- တနင်္လာနေ့တွင် စီမံခန့်ခွဲမှု၊ အင်္ဂါနေ့တွင် ထုတ်ကုန်) သတ်မှတ်၍ အာရုံစိုက်ခြင်း။