အောင်မြင်သူများ၏ အချိန်စီမံခန့်ခွဲမှု လျှို့ဝှက်ချက်များ- သင့်တစ်နေ့တာကို ၅ ဆ ပိုမိုထိရောက်စေမည့် နည်းလမ်းများ

သင်သည် တစ်နေကုန် “အလုပ်ရှုပ်” နေသော်လည်း နေ့ကုန်ဆုံးချိန်တွင် မည်သည့်အရာမျှ ထိရောက်စွာ ပြီးမြောက်ခြင်းမရှိဘဲ စိတ်ပျက်လက်ပျက် ဖြစ်နေပါသလား? ကျွန်ုပ်တို့အားလုံးသည် “Crazy Busy” ဟုခေါ်သော အလွန်အမင်း အလုပ်ရှုပ်ခြင်း ဝေဒနာကို ခံစားနေကြရသည်။ စွမ်းဆောင်ရည် မြှင့်တင်ရေးကျွမ်းကျင်သူ Kevin Kruse သည် ဘီလျံနာများ၊ အိုလံပစ်အားကစားသမားများနှင့် ထိပ်တန်းကျောင်းသားပေါင်းများစွာကို လေ့လာဆန်းစစ်ခဲ့ရာတွင် သူတို့၌ သာမန်လူများနှင့် လုံးဝမတူညီသော “Extreme Productivity” (အစွန်းကုန်ထိရောက်မှု) ဆိုင်ရာ လျှို့ဝှက်ချက်များ ရှိနေကြောင်း တွေ့ရှိခဲ့သည်။ အချိန်စီမံခန့်ခွဲမှုသည် နည်းပညာထက် စိတ်ဓာတ် (Mindset) ပြောင်းလဲခြင်းသာ ဖြစ်ကြောင်း သိမြင်လာစေရန် ဤလမ်းညွှန်ကို ရေးသားရခြင်း ဖြစ်ပါသည်။

၁။ ၁,၄၄၀ ဆိုသည့် ဂဏန်း၏ စွမ်းအား (The Power of 1440)

အောင်မြင်သူများသည် အချိန်ကို နာရီဖြင့်မတွက်ဘဲ “မိနစ်” ဖြင့် တွက်ချက်ကြသည်။ အချိန်သည် ပြန်လည်မရရှိနိုင်သော အဖိုးတန်ဆုံး အရင်းအမြစ်ဖြစ်ပြီး အချိန်ကို “စစ်မှန်သော ညှိနှိုင်းသူ” (One True Equalizer) အဖြစ် သူတို့က ရှုမြင်ကြသည်။

“ကျွန်တော်ဟာ ပရောဂျက်အသစ်တစ်ခုကို လက်မခံခင်မှာ ဒါဟာ ကျွန်တော့်ရဲ့ အချိန် ဘယ်လောက်ယူမလဲဆိုတာကို အရင်ဆုံး ဆန်းစစ်ပါတယ်။ တစ်မိနစ်ချင်းစီရဲ့ တန်ဖိုး (Dollar per minute) ကို ခွဲခြမ်းစိတ်ဖြာပြီး တစ်ပတ်ကို ဒေါ်လာတစ်သန်းလောက်ထိ အမြတ်အစွန်းရနိုင်မယ့် အလားအလာ (Million dollar per week upside) ရှိမရှိကို အမြဲတွက်ချက်ပါတယ်။” — Kevin Harrington (Shark Tank ရင်းနှီးမြှုပ်နှံသူ)

Kevin Kruse ကိုယ်တိုင်လည်း သူ၏ရုံးခန်းတံခါးတွင် “1440” ဆိုသည့် ဆိုင်းဘုတ်ကို ကပ်ထားခြင်းဖြင့် မိနစ်တိုင်းကို အကျိုးရှိရှိ ရင်းနှီးမြှုပ်နှံရန် မိမိကိုယ်ကိုယ် အမြဲသတိပေးလေ့ရှိသည်။

၂။ To-Do List များကို စွန့်လွှတ်ပြီး ပြက္ခဒိန် (Calendar) ကို အသုံးပြုပါ

To-Do List များသည် တကယ်တော့ “အမြဲတမ်း နှောင့်ယှက်နေသည့် ဆန္ဒစာရင်းများ” (Nagging wish-lists) သာ ဖြစ်သည်။ ၎င်းတို့သည် အလုပ်မပြီးမြောက်ဘဲ ကျန်ရှိနေပါက ဦးနှောက်ထဲတွင် အမြဲတွေးတောနေစေသည့် “Zeigarnik Effect” ကို ဖြစ်ပေါ်စေကာ ညဘက်တွင် အိပ်မပျော်ခြင်း (Insomnia) နှင့် စိတ်ဖိစီးမှုများကို ဖြစ်စေသည်။

To-Do List နှင့် Calendar အသုံးပြုခြင်း၏ ကွာခြားချက်များ:

• To-Do List: အလုပ်၏ ကြာမြင့်ချိန်ကို ထည့်မတွက်ဘဲ အရေးမကြီးသော အလွယ်အလုပ်များကိုသာ ရွေးချယ်လုပ်မိစေတတ်သည်။ သုတေသနများအရ To-Do List ပါ အချက်အလက် ၄၁% သည် ဘယ်တော့မှ ပြီးမြောက်ခြင်း မရှိပါ။
• Calendar: “Time Blocking” နည်းလမ်းကို အသုံးပြု၍ အရေးကြီးသော အလုပ်များအတွက် အချိန်ကို အတိအကျ သတ်မှတ်ထားသဖြင့် အစီအစဉ်အတိုင်း လုပ်ဆောင်ခြင်းက စိတ်ကို ပိုမိုကြည်လင်လန်းဆန်းစေသည်။
• Action: အကယ်၍ အလုပ်တစ်ခုသည် တကယ်အရေးကြီးပါက ၎င်းကို ပြက္ခဒိန်ထဲတွင် “Time Block” လုပ်ပြီး အချိန်သတ်မှတ်ချက် ထည့်သွင်းပါ။

၃။ အရေးကြီးဆုံးအလုပ် (MIT) ကို နံနက်စောစောတွင် လုပ်ဆောင်ပါ

ဦးနှောက်နှင့် အပြုအမူဆိုင်ရာ စီးပွားရေးပညာရှင် Dan Ariely ၏ လေ့လာချက်အရ လူအများစုသည် နိုးကြားပြီးနောက် ပထမဆုံး ၂ နာရီတွင် ဦးနှောက်စွမ်းဆောင်ရည် အကောင်းဆုံးဖြစ်သည်။ ထို့ကြောင့် မိမိ၏ ဘဝ သို့မဟုတ် အလုပ်အတွက် အကျိုးသက်ရောက်မှုအရှိဆုံး ဖြစ်စေမည့် “အရေးကြီးဆုံးအလုပ်” (Most Important Task – MIT) ကို အခြားအနှောင့်အယှက်များ မရှိမီ နံနက်စောစောတွင် ပြီးအောင်လုပ်ပါ။ လူမှုကွန်ရက်ကြည့်ခြင်း သို့မဟုတ် အီးမေးလ်စစ်ခြင်းကဲ့သို့ ဦးနှောက်စွမ်းရည် သိပ်မလိုသော “Reactive Work” များကို နံနက်ပိုင်းတွင် လုံးဝမလုပ်ဆောင်သင့်ပါ။

၄။ “ငြင်းဆိုခြင်း” (Saying NO) နှင့် “အဝေးက ဆင်ကြီးများ” (Distant Elephants)

“တစ်ခုကို လက်ခံလိုက်ခြင်းသည် အခြားအရေးကြီးသောအရာတစ်ခုကို ငြင်းပယ်လိုက်ခြင်းဖြစ်သည်” ဆိုသည့် အယူအဆကို အောင်မြင်သူများက စွဲကိုင်ထားကြသည်။

“အောင်မြင်သူနဲ့ အလွန်အောင်မြင်သူတို့ရဲ့ ကွာခြားချက်မှာ အလွန်အောင်မြင်သူတွေဟာ အရာရာနီးပါးကို ‘ဟင့်အင်း’ လို့ ငြင်းဆိုကြတာ ဖြစ်ပါတယ်။” — Warren Buffett

ကျွန်ုပ်တို့သည် အနာဂတ်တွင် လုပ်ဆောင်ရမည့် အလုပ်ကြီးများကို အဝေးကကြည့်လျှင် သေးငယ်သည်ဟု ထင်ရတတ်သည့် “Distant Elephants” (အဝေးက ဆင်ကြီးများ) ကဲ့သို့ မှားယွင်းစွာ တွက်ချက်မိတတ်ကြသည်။ ၃ လအကြာတွင် အားနေမည်ဟု ထင်ပြီး လက်ခံလိုက်သောအလုပ်သည် ထိုအချိန်ရောက်သောအခါ သင့်ကို ဖိစီးမှုပေးမည့် “ဆင်ကြီး” တစ်ကောင် ဖြစ်လာပါလိမ့်မည်။

ယဉ်ကျေးစွာ ငြင်းဆိုနိုင်သည့် နည်းလမ်းများ:

• “အခုလောလောဆယ် ကျွန်တော့်မှာ Deadline တစ်ခု ရှိနေလို့ အစည်းအဝေးအသစ်တွေ လက်မခံနိုင်သေးပါဘူး။” (Deadline ဆိုသည့် စကားလုံးသည် အစွမ်းထက်သော အာနိသင်ရှိသည်။)
• “အခုအချိန်မှာ ကျွန်တော့်ရဲ့ အစီအစဉ်တွေက ပြည့်နေလို့ ပေးဆောင်ရတဲ့ ဝန်ဆောင်မှု (Paid Clients) တွေအတွက်ပဲ အချိန်ပေးနိုင်ပါသေးတယ်။”
• The 5-Month Tactic: တောင်းဆိုလာသူကို “နောက် ၅ လအကြာ၊ နေ့လယ် ၂ နာရီခွဲမှာမှ အချိန်အားနိုင်မယ်” ဟု ပြန်ပြောကြည့်ပါ။ အကယ်၍ သူတို့၏ တောင်းဆိုချက်သည် တကယ်မအရေးကြီးပါက သူတို့အလိုလို ပျောက်ကွယ်သွားပါလိမ့်မည်။

၅။ မှတ်စုစာအုပ် အမြဲဆောင်ထားပါ (Carry a Notebook)

Richard Branson နှင့် Aristotle Onassis တို့ကဲ့သို့ ပုဂ္ဂိုလ်ကြီးများသည် သူတို့၏ စိတ်ကူးသစ်များကို မှတ်စုစာအုပ်ငယ်များတွင် အမြဲမှတ်သားလေ့ရှိသည်။ Princeton နှင့် UCLA တို့မှ သုတေသီများဖြစ်သော Mueller နှင့် Oppenheimer တို့၏ လေ့လာချက်အရ Laptop သို့မဟုတ် ဖုန်းတွင် မှတ်သားခြင်းထက် လက်ဖြင့် ရေးသားမှတ်သားခြင်းက ပိုမိုထိရောက်ကြောင်း တွေ့ရှိရသည်။ Laptop အသုံးပြုသူများသည် ပြောသမျှကို “စက်ရုပ်ကဲ့သို့ အလွတ်မှတ်တမ်းတင်ခြင်း” (Robotic recording) သာ လုပ်ဆောင်နိုင်ကြပြီး၊ လက်ဖြင့် ရေးသားသူများသည်သာ “တက်ကြွစွာ နားထောင်ခြင်း” (Active listening) နှင့် “ဦးနှောက်ဖြင့် ဆင်ခြင်ခြင်း” (Cognitive processing) တို့ကို လုပ်ဆောင်နိုင်သောကြောင့် အချက်အလက်များကို ပိုမိုနားလည်မှတ်မိစေသည်။

၆။ အီးမေးလ် Mastery: 321Zero စနစ်

အီးမေးလ်သည် အခြားသူများက သူတို့၏ ဦးစားပေးများကို သင့်ဘဝထဲသို့ ထိုးထည့်သည့် ကိရိယာတစ်ခု ဖြစ်သည်။ ထို့ကြောင့် အီးမေးလ်ကို တစ်နေကုန် စစ်ဆေးနေမည့်အစား တစ်နေ့လျှင် ၃ ကြိမ်သာ အချိန်သတ်မှတ် စစ်ဆေးပါ။

• 321Zero စနစ်: ဖုန်းထဲတွင် Timer ကို ၂၁ မိနစ် သတ်မှတ်ထားပါ။ ၂၁ မိနစ်ဆိုသည်မှာ အီးမေးလ်အားလုံး ပြီးပြတ်ရန် တမင်တကာ မလုံလောက်အောင် သတ်မှတ်ထားခြင်း ဖြစ်သည်။ ယင်းက သင့်ကို အာရုံစူးစိုက်မှု ပိုရစေပြီး ဂိမ်းတစ်ခုကစားသကဲ့သို့ အီးမေးလ်များကို အမြန်ရှင်းလင်းစေသည်။
• “Touch It Once” မူဝါဒ: အီးမေးလ်တစ်ခုကို ဖွင့်လိုက်သည်နှင့် ချက်ချင်း အရေးယူဆောင်ရွက်ပါ။ ချက်ချင်းလုပ်ဆောင်ပါ (Do)၊ အခြားသူထံ လွှဲအပ်ပါ (Delegate)၊ ပြက္ခဒိန်ထဲထည့်ပါ (Defer) သို့မဟုတ် ဖျက်ပစ်ပါ/သိမ်းဆည်းပါ (Delete/File)။ အီးမေးလ်တစ်ခုကို ဖတ်ပြီး ဘာမှမလုပ်ဘဲ ပြန်ပိတ်ထားခြင်းမျိုး လုံးဝမလုပ်ပါနှင့်။

နိဂုံးနှင့် ရှေ့ဆက်ရမည့်ခြေလှမ်း

အချိန်စီမံခန့်ခွဲမှုဆိုသည်မှာ ကိရိယာများအကြောင်းမဟုတ်ဘဲ စိတ်နေစိတ်ထားအကြောင်းသာ ဖြစ်သည်။ မှတ်သားထားရမည့် အချက်တစ်ချက်မှာ – “သင့်မှာ အုပ်ချုပ်မှုလက်ထောက် (Admin) တစ်ယောက်မရှိဘူးဆိုရင် သင်ကိုယ်တိုင်က Admin အလုပ်တွေကို လုပ်နေရတာပါပဲ။” ထို့ကြောင့် သင်၏ အဖိုးတန်သော အချိန်များကို တန်ဖိုးနည်းအလုပ်များအတွက် အသုံးမချမိပါစေနှင့်။

သင်၏ တစ်နေ့တာတွင် ရှိနေသော အဖိုးတန် ၁,၄၄၀ မိနစ်ကို ဒီနေ့ ဘယ်လို အကျိုးရှိရှိ အသုံးချမလဲ? အခုပဲ သင့်ပြက္ခဒိန်ကို ဖွင့်ပြီး အရေးကြီးဆုံးအလုပ် (MIT) အတွက် အချိန်သတ်မှတ်ချက် (Time Block) တစ်ခုကို စတင် ရေးဆွဲလိုက်ပါ။

Download Link

15 Secrets Successful People Know About Time Management Slide